Facture électronique : définition, obligations et conseils pratiques

Plus de 2 milliards de factures sont émises et échangées en France chaque année, dont une partie par voie électronique. Ce chiffre devrait augmenter rapidement à partir de 2024 suite à l’entrée en vigueur de la loi de finances 2020. L’article 153 de la loi de finances 2020 rend en effet la facturation électronique, ou « e-invoicing », obligatoire pour les activités commerciales entre entreprises. Faisons le point.

Qu'est-ce qu'une facture électronique ?

Facture dématérialisée vs facture scannée

Qu’est-ce qu’une facture électronique ? C’est une version dématérialisée de la facture papier qui est transmise, traitée et archivée sur ordinateur dans un format sécurisé et lisible. Son cycle de vie est donc entièrement électronique. De façon plus globale, la facturation électronique est la création, l’échange et le traitement automatisés de ces factures entre fournisseurs et acheteurs.

Les factures électroniques comportent, comme pour le papier, toutes les mentions obligatoires qui en font un document officiel. Ce processus de dématérialisation consiste donc à passer du support physique (la facture papier) au support électronique (la facture numérisée). Attention cependant à ne pas confondre la facture dématérialisée avec la facture papier numérisée, car ce dernier document n’a aucune valeur pour le fisc.

Cadre légal et objectif de la réforme

La loi de finances, qui introduit l’obligation pour les entreprises de passer à la facturation électronique, a été impulsée par la directive européenne du 13 juillet 2010. Cette directive modifie la directive TVA de 2006 et pose les bases de la facturation électronique obligatoire dans les pays de l’Union Européenne.

Son objectif premier est de lutter contre la fraude à la TVA, qui représente environ 15 milliards d’euros de pertes chaque année pour l’Etat français. Le passage au tout électronique devrait donc lui permettre d’affiner ses outils de contrôle et de mieux lutter contre ce phénomène.

La généralisation de la facturation électronique permettra également d’accroître la compétitivité des entreprises. Elle réduit en effet considérablement le temps nécessaire au traitement et à la gestion des factures, et donc les coûts administratifs liés à la comptabilité. Selon le gouvernement, le passage à la facturation électronique devrait permettre d’économiser au moins 4,5 milliards d’euros.

Pourquoi passer par la facturation éléctronique ?

La facturation électronique offre de nombreux avantages.

Faciliter les déclarations de TVA : les entreprises gagnent du temps sur leurs déclarations grâce au pré-remplissage.
Risque d’erreur réduit : grâce à l’automatisation du traitement des factures, le risque d’erreur lié aux étapes manuelles est considérablement réduit.
Paiement plus rapide : le traitement automatisé des factures réduit le temps de validation et rend donc le paiement plus rapide qu’avec une facture papier.
Procédure sécurisée : le passage des documents papier aux documents électroniques permet de retrouver plus facilement les documents et surtout de maîtriser le processus de gestion et d’accès aux donné.
Visibilité en temps réel sur la trésorerie : la facturation électronique offre une vision précise de la trésorerie à tout moment. Les responsables comptables peuvent suivre avec précision les flux entrants et sortants avec moins de retard qu’avec des factures papier.

Comment réussir votre transition vers la facture numérique ?

Bien se former

La mise en œuvre d’une solution de facturation électronique est un processus complexe qui nécessite l’adhésion de plusieurs départements de l’entreprise, tels que la gestion de projet, l’informatique, la comptabilité, les ressources humaines, les achats et les services financiers. Les collaborateurs devront acquérir de nouvelles compétences aussi bien techniques (maitrise des outils informatiques) que juridiques (respect des textes de loi).

Analyser ses besoins

L’implémentation de la facturation électronique nécessite de dresser une liste complète des exigences et des attentes en matière de performances logicielles. Après avoir défini les objectifs de l’ensemble du projet, il est recommandé de déterminer comment le nouveau processus de facturation s’intégrera aux systèmes de gestion des comptes fournisseurs et des comptes clients. Les fournisseurs et les clients doivent aussi être capables de s’adapter à la nouvelle politique de facturation : mieux vaut donc les prévenir en amont afin d’identifier d’éventuels points de blocage.

Choisir un outil adapté

De nombreux logiciels de dématérialisation existent sur le marché. Il est fortement recommandé de tester différentes solutions, et de ne pas hésiter à se faire accompagner d’une expertise externe pour faire le meilleur choix. La solution de facturation électronique idéale doit être capable d’assurer l’enregistrement et le traitement de factures de tous formats mais aussi d’uniformiser le process comptable, tout en garantissant la bonne conformité des procédures, notamment en matière d’archivage.

Calendrier légal de l'obligation en France

D’ici 2026, toutes les entreprises françaises, de la TPE au grand groupe, y compris les auto-entrepreneurs, devront adopter la facturation électronique et la transmission numérique des données dans leurs échanges. Un calendrier de mise en œuvre progressive a cependant été établi, avant l’entrée en vigueur de l’obligation généralisée de facturation électronique.

Voici les principales échéances à retenir :

A partir du 1er janvier 2026 :

Réception obligatoire des factures électroniques pour toutes les entreprises assujetties à la TVA établies en France.

Émission obligatoire des factures électroniques pour les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI).

A partir du 1er septembre 2027 :

Extension de l’obligation d’émission des factures électroniques aux petites et moyennes entreprises (PME), TPE et micro-entreprises. 
Ce calendrier s’accompagne d’une obligation de transmission des données de transaction (e-reporting) pour les opérations non couvertes par la facturation électronique (ventes à des particuliers, exportations, etc.).

La facturation électronique marque une étape décisive dans la modernisation des entreprises françaises. Plus qu’une obligation légale, elle représente une opportunité d’améliorer la performance financière, la traçabilité et la qualité des échanges entre acteurs économiques. Pour accompagner ces transformations, l’EDC Paris Business School propose des formations qui permettent de développer les compétences clés de demain.

Le MSc Marketing Digital offre une compréhension fine des outils numériques et de la transformation digitale, indispensable pour piloter des projets liés à la dématérialisation. Le MSc Audit & Contrôle de Gestion permet d’acquérir une maîtrise solide des processus financiers et du suivi de la performance, au cœur des enjeux de la facturation électronique. Quant au MSc Finance d’Entreprise, il forme des experts capables de structurer, sécuriser et optimiser les flux financiers dans un environnement en mutation.