Qu’est-ce qu’un logiciel RH et à quoi sert-il ?

L’humain est sans aucun doute l’atout le plus précieux de toute entreprise, c’est pourquoi les logiciels de gestion des Ressources Humaines sont devenus des outils de plus en plus incontournables. Les logiciels RH améliorent la fiabilité des processus RH, augmentent la productivité et redonnent toute sa place à l’humain en plaçant le collaborateur au centre de l’organisation. Mais chaque logiciel a ses spécificités, alors comment choisir ? Apprenez à mieux les connaitre et prenez un temps d’avance avant de découvrir notre Master Ressources Humaines et Conduite du changement.

Qu’est-ce qu’un logiciel RH et à quoi sert-il  ?

Pourquoi utiliser un logiciel RH ? 

La fonction « Ressources humaines » est essentiellement administrative, et fait partie des fonctions supports de l’entreprise, au même titre par exemple que la communication ou les affaires juridiques. Elle est cependant essentielle, car elle permet d’organiser les ressources humaines de l’entreprise (les emplois) pour assurer son bon fonctionnement. Elle doit donc s’assurer que les performances individuelles et l’organisation des équipes soient alignés avec les objectifs de performance de l’entreprise.

Le premier système de planification des ressources de l’entreprise (ERP) a été introduit en 1979 :  il offrait aux utilisateurs la possibilité de combiner des données d’entreprise en temps réel. Le premier logiciel RH proprement dit est apparu en 1987 : il s’agissait du progiciel PeopleSoft  de la société Oracle. À partir de la fin des années 1990, les fabricants de logiciels comme Softscape ont commencé à proposer des services RH hébergés dans le cloud pour rendre cette technologie plus accessible aux équipes à distance.

Globalement, le logiciel RH aide le service des ressources humaines d’une organisation à automatiser les tâches manuelles répétitives, à organiser les informations sur les employés et à créer des rapports basés sur les données. Il prend par exemple en charge le stockage des données des employés, la gestion de la paie, le recrutement, le suivi et la gestion des avantages sociaux (primes et récompenses), la gestion du temps et des congés, la gestion des performances des employés et le suivi des dossiers de compétences et de formation. Tout cela se fait par voie électronique, éliminant ainsi le besoin de documents papier.

Les logiciels RH se présentent généralement sous la forme d’une suite de modules, chacun conçu pour un processus RH spécifique. La plateforme globale RH est appelée « système de gestion des ressources humaines » (GRH) ou « système d’information sur les ressources humaines » (SIRH) et prend en charge la partie administrative des RH (paie, notes de frais, congés et absences, planning…). On y incorpore souvent un module de « gestion du capital humain » (HCM) axé sur la gestion du développement de carrière (recrutement, formation, évaluation des compétences…).

Quels sont les avantages d’un logiciel de gestion des ressources humaines ?

Comme pour la plupart des logiciels professionnels, le principal avantage d’un logiciel RH est d’automatiser des tâches qui devraient autrement être gérées manuellement. Les applications RH apportent cependant de nombreux autres bénéfices aux entreprises :

La facturation électronique offre de nombreux avantages :

• Efficacité et productivité : Le logiciel RH facilite la collecte d’informations et améliore l’efficacité des processus. Il permet de centraliser l’ensemble des données dans une même interface : il facilite la collaboration entre les différents intervenants du service RH (managers, assistants, responsables paie…), qui peuvent ainsi prendre des décision plus rapidement.
• Fidélisation des collaborateurs : La gestion des talents de l’entretien de recrutement jusqu’aux programmes de formation permet d’améliorer la vie et le bien-être des collaborateurs dans l’entreprise, et donc de les fidéliser plus durablement.
• Prévision des besoins : L’analyse des données RH permet d’anticiper les besoins en recrutement mais aussi de prévoir des programmes de formation adaptés afin d’assurer le développement des compétences en entreprise
• Economies de  coûts : Gestion des coûts salariaux et des avantages sociaux est une priorité absolue pour toutes les entreprises. Les systèmes de gestion des ressources humaines permettent de maitriser les coûts financiers (dématérialisation des bulletins de paie, gestion des congés…) et d’identifier plus facilement les possibilités de réduction des dépenses (par exemple en optimisant les recrutements).
• Réduction des erreurs : L’automatisation de la paie supprime les risques d’erreurs dans la saisie manuelle des données, et le paiement de pénalités fiscales en cas de retard ou de mauvais calcul.
• Renforcement des enjeux stratégiques : L’allègement des tâches administratives due à l’automatisation des tâches permet aux responsables RH de se consacrer à des activités plus stratégiques sur le long terme (développement des compétences, optimisation de l’expérience globale au travail…).
• Conformité réglementaire : Les domaines de conformité spécifiques où les solutions RH peuvent jouer un rôle important incluent la conformité au RGPD (en particulier en ce qui concerne la sécurité des données et les périodes de conservation des données), les contrôles du droit au travail et la conformité à la formation en matière de santé et de sécurité.

Les logiciels RH les plus utilisés

Il existe plusieurs centaines de logiciels RH en France et dans le monde. La plupart sont généralistes et couvrent la globalité des sujets ressources humaines. D’autres sont spécialisés, et ne se consacrent par exemple qu’à la gestion de la paie, au planning ou au process de recrutement. Il existe enfin des logiciels modulables, qui permettent de ne choisir à la carte que les modules dont on a besoin. Aucun logiciel n’est ainsi fondamentalement meilleur que tous les autres, mais certains d’entre eux rencontrent davantage de succès :

Logiciel n°1 : ADP

Le logiciel ADP est d’abord un gestionnaire de paie automatisé pour les petites, les moyennes ou les grandes entreprises. Il peut également au sein d’un système unique gérer l’ensemble des besoins en matière de gestion des temps et des activités, de planification et de budgétisation des ressources.

Logiciel n°2 : Kelio

Kelio est à l’origine spécifiquement dédié au suivi des temps de présence, des absences et des activités des salariés. Il propose de nombreuses autres fonctionnalités de gestion administrative et de gestion des talents, et peut également gérer le contrôle d’accès et la sécurisation des locaux (supervision des accès, accueil des visiteurs, réservation des salles de réunion…).

Logiciel n°3 : Cegid

Cegid est un logiciel français de comptabilité spécialisé dans la paie et la gestion commerciale des petites entreprises et des PME. Facile d’utilisation, il est également évolutif et s’adapte au suivi de chaque secteur d’activité.

Logiciel n°4 : Cegid TalentSoft

L’autre logiciel de la société Cegid est spécialisé dans la gestion du personnel, depuis la sélection des meilleurs candidats en phase de recrutement jusqu’au développement des talents (supervision des objectifs et programmes de formation) sur une plateforme tout-en-un accessible sur site ou à distance.

Logiciel n°5 : Combo

Le progiciel RH Combo est plus spécifiquement dédié à la gestion du personnel, notamment des équipes sur le terrain. Il permet de créer et d’organiser des plannings en quelques clics, de mesurer la productivité et d’enregistrer les heures de présence pour établir les fiches de paie

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