Comment manager une équipe à distance ?

Le recours au télétravail s’est généralisé progressivement suite aux confinements liés à la pandémie de Covid survenue il y a maintenant deux ans. Cette nouvelle méthode de travail a révolutionné une culture d’entreprise pourtant bien ancrée. Elle oblige surtout les managers à repenser leur manière de gérer leurs équipes, car il n’est pas facile d’évaluer la productivité et les performances de collaborateurs qu’on ne voit qu’en pointillé. Quelles bonnes pratiques appliquer pour assurer un bon management du télétravail ?

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Comment le management peut-il s’adapter au télétravail ?

Le télétravail n’est plus une solution provisoire et les managers doivent s’adapter à cette nouvelle forme d’organisation : on parle d’ailleurs désormais de « remote management » (management à distance). Le télétravail peut être occasionnel, à mi-temps (on parle alors de « travail hybride ») et même à 100%, comme c’est le cas de plus en plus souvent. Une chose est sûre : dans le monde de l’organisation du travail, l’essor du management en télétravail s’apparente à une véritable révolution.

Qu’il gère ses collaborateurs à domicile ou au bureau, un bon manager doit avoir confiance en leurs équipes : la méfiance est le pire ennemi de l’engagement et de la productivité. En période de télétravail, chaque salarié est responsable de sa propre charge de travail et de sa gestion du temps : il doit être évalué en fonction de ses résultats. Seul compte ce qu’il fait. Pas où, comment et quand il le fait.

Le management doit établir clairement sa politique de travail à distance, en décrivant l’ensemble des règles à suivre. L’intranet de l’entreprise peut ainsi servir à rassembler les documents internes qui serviront de modèle pour décrire les meilleures pratiques et processus de travail de chaque service.

Pour manager une équipe à distance, il est fortement conseillé de mettre en place les outils qui aideront les collaborateurs à s’organiser et à exécuter leurs tâches plus facilement, en s’assurant que chacun soit correctement équipé : outils de gestion de projet (ClickUp, Asana…), plateforme de visioconférence (Zoom, Skype…), solutions de transfert de fichier (WeTransfer, YouSendit…), suite bureautique homogène (Word, Excel…), espace de stockage en ligne (Google Drive, Microsoft OneDrive…).

La règle principale du management à distance est de penser en termes d’objectifs à atteindre, ce qui implique une nouvelle façon de collaborer. Ces objectifs doivent être mesurable et clairement expliqués en amont. Le manager doit prendre un peu de distance et ne pas demander des comptes pour chaque micro-tâche réalisée. Il ne doit cependant pas craindre d’être ambitieux, ce qui renforcera l’autonomie mais aussi l’engagement des collaborateurs.

Quels sont les challenges du management en télétravail ?

Le télétravail offre de nombreux avantages : moins de temps passé en transport pour les salariés, une réduction de certains coûts pour l’entreprise (locaux, dépenses courantes…), la possibilité de recruter des talents du monde entier…  Il soulève aussi de nouveaux défis à relever car associer télétravail et management ne va pas forcément de soi.

Le premier facteur de risque lié au télétravail est la sensation d’isolement. Plus de rencontres ni d’échanges informels à la machine à café, de réunions « en vrai », de déjeuner d’équipe… le sentiment de déshumanisation peut créer une perte de motivation. C’est pourquoi il est recommandé de maintenir quelques journées par mois en présentiel pour maintenir la vie sociale, et d’organiser des réunions de groupe en visioconférence pour préserver les interactions spontanées.

Le management doit également établir des règles claires lors de la mise en place de sa politique de télétravail. Tout le monde ne peut pas travailler à distance, en tout cas pas tout le temps. Certains collaborateurs doivent être sur site pour manipuler des équipements spécifiques non transportables, d’autres doivent continuer à se déplacer fréquemment pour rencontrer des clients. Les autres modalités à respecter sont les horaires et les temps de travail (qui doivent être de préférence les mêmes pour tous). Le manager doit aussi être précis sur les délais de remise des livrables, pour ne pas laisser le collaborateur livré à lui-même.

En l’absence de service informatique à domicile, tout problème technique peut être fortement handicapant : ordinateur en panne, mauvaise connexion Wi-Fi… Il est préférable d’anticiper ce genre de désagrément en prévoyant une assistance informatique à distance ainsi que des équipements de remplacement.

Le télétravail présente également un certain nombre de dangers en matière de sécurisation des données. Les risques de cyberattaques aux conséquences parfois catastrophiques sont plus fréquents à domicile (phishing, vol de données, rançongiciels…). Le manager doit veiller à accroître le niveau de protection informatique en équipant chaque poste de travail de messageries professionnelles sécurisées ainsi que de protections antivirus efficaces. Il peut aussi proposer une formation à la cybersécurité en entreprise.

Comment motiver une équipe en télétravail ?

Pour être bien mené, tout projet doit être impérativement bien défini. Adopter de bonnes pratiques de management en télétravail commence par cibler ses objectifs en allant à l’essentiel, surtout lorsqu’il s’agit de problèmes commerciaux complexes. Formalisez votre suivi de projet en notant par écrit vos objectifs, les éventuelles étapes intermédiaires à atteindre et les ressources impliquées.

Les soucis technologiques peuvent être une source de démotivation pour les collaborateurs, en plus de faire perdre un temps précieux. Veillez à ce que chacun d’eux soit équipé des meilleurs outils de travail à distance.

Dans l’entreprise aussi, les relations humaines sont la clé du succès, et la froideur des outils digitaux peut le faire oublier. Le manager doit montrer son visage, encourager la participation de chacun, récompenser les bonnes initiatives et les nouvelles idées. Il est aussi possible d’organiser des sessions de team building à distance, par exemple en participant tous ensemble chaque mois à des jeux en ligne (quiz, enquêtes, escape rooms…).

5 bonnes pratiques pour manager vos équipes en télétravail

1. Encadrer le télétravail

Tout salarié a droit au respect de sa vie privée et ne doit pas être disponible 24h/24. Le droit à la déconnexion est une obligation : il est important de fixer des limites en établissant des plages horaires fixes et des pauses, comme au bureau. Manager une équipe en télétravail, c’est aussi tenir compte du bien-être de ses salariés.

2. Faire confiance

Les collaborateurs ont besoin d’indépendance mais aussi de sentir que leur manager a confiance en eux pour travailler sereinement. Evitez la multiplication des réunions, les appels intempestifs et les logiciels de surveillance à distance qui mesurent le temps passé devant l’écran. Mieux vaut fixer des objectifs hebdomadaires et demander un compte rendu régulier des avancées du travail en cours. Manager des collaborateurs en télétravail n’exclut pas la mise en place d’un certain contrôle, mais à condition de savoir le doser.

3. Maintenir le contact

Manager en télétravail, c’est aussi compenser moins de visibilité par plus de disponibilité. Le manager doit pouvoir être toujours joignable par téléphone, et ne pas hésiter à contacter ses collaborateurs régulièrement, même de manière informelle, lors d’appels individuels ou d’appels en équipe (n’oubliez pas qu’un appel téléphonique sera toujours plus chaleureux qu’un email).

4. Appliquer la culture du feedback

Les collaborateurs ont besoin d’indépendance mais aussi de sentir que leur manager est à leur côté. Un feedback régulier et positif est essentiel pour maintenir la motivation et l’engagement du collaborateur, car il prouve que son travail compte et que son engagement est considéré.

5. Encourager et soutenir

Les managers doivent être capables de reconnaître les situations de stress et faire preuve d’empathie. Certains collaborateurs subissent le télétravail, une situation qui ne leur convient pas toujours très bien. Un feedback régulier peut aussi être l’occasion de faire le point sur la santé physique et morale du salarié, sans être bien sûr trop intrusif, mais tout simplement concerné. Le salarié éprouve-t-il des difficultés ? A-t-il besoin d’être mieux encadré ? Certains process doivent-ils être modifiés ? Toutes ces questions sont légitimes et méritent d’être posées.

Manager à distance, c’est bien plus qu’adapter des outils ou fixer des objectifs : c’est redonner un visage humain au travail dans un monde hyperconnecté. Confiance, communication et attention sincère aux besoins des équipes sont les piliers d’un management à distance réussi. Le télétravail, loin d’être un simple défi organisationnel, est une formidable opportunité de réinventer les relations professionnelles et d’inventer de nouvelles façons de collaborer ensemble.