9 Étapes pour une gestion de projets efficace

La gestion de projet consiste à utiliser des connaissances, des compétences, des outils et des techniques spécifiques pour améliorer un produit, un service ou un fonctionnement. Difficile d’y échapper : les évolutions du monde de l’entreprise conduisent de plus en plus souvent à organiser le travail autour de projets variés. Voyons comment apprendre à structurer, assurer et optimiser le déroulement d’un projet bien mené.

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Qu’est-ce qu’un projet ?

Dans le monde de l’entreprise, un projet se définit comme une opération temporaire précise et planifiée. Un projet doit avoir un motif, être budgété, avoir une date de début et de fin, générer un résultat et obéir à un processus de management de projet. Il suit donc plusieurs phases qui sont généralement : le démarrage, la planification, la mise en œuvre, le contrôle et la clôture du projet. Les projets d’une entreprise peuvent être internes, administratifs ou fonctionnels. Les managers conçoivent par exemple des projets d’entreprise qui peuvent être variés, qu’il s’agisse de changer de bureaux, de mettre en place de nouvelles procédures, de réfléchir à un nouveau service ou de mettre à jour un produit. Un projet doit toujours être unique (il répond à un objectif et un seul), quantifiable (on doit pouvoir le mesurer et savoir quand il est achevé), réalisable (il repose sur des objectifs concrets et réalisables) et pertinent (il doit améliorer l’entreprise d’une manière ou d’une autre).

Qu’est-ce que la gestion de projets ?

La gestion de projets, ou management de projet, est l’ensemble des outils, méthodes et moyens qui permettent d’assurer le bon déroulement d’un projet de son élaboration à sa conclusion. La gestion de projets a longtemps été pratiquée de manière instinctive. Elle a été formalisée au cours du siècle dernier, à mesure que des projets de plus en plus complexes ont émergé dans les domaines de l’aérospatiale, de l’ingénierie, de la santé et des télécommunications.

Contrairement à la gestion, qui est un processus en continu, la gestion de projets a toujours un caractère temporaire et unique. Elle est le plus souvent assurée par un manager (le chef de projet) qui en assure le pilotage stratégique et gérée par une équipe qui dépend du domaine métier auquel la gestion de projets est appliquée.

La gestion de projet peut s’articuler autour des « 4P » qui permettent d’analyser la faisabilité d’un projet et d’estimer ses chances de réussite ou d’échec :

• Personnes : Il s’agit du facteur humain, c’est-à-dire l’ensemble des personnes (aussi bien membres de l’équipe projet qu’utilisateurs finaux) susceptibles d’influencer le projet.
• Pourvoir : Il est essentiel dès le démarrage du projet d’identifier les décideurs qui feront autorité pour assurer le leadership du projet chaque fois qu’une décision devra être prise et appliquée.
• Processus : La notion de processus permet de cadrer les différentes étapes du projet en définissant les moyens à déployer au départ du projet puis la méthode à appliquer pour concrétiser le projet final (qui peut être un produit, un service, une amélioration…).
• Plan : Défini dès l’élaboration du projet, le plan définit la mission qui mobilise l’équipe et précise les objectifs à atteindre.

9 Étapes pour une gestion de projet efficace

• Étape 1 : Comprendre les besoins

Pour être bien mené, tout projet doit être impérativement bien défini. Il est essentiel de cibler les objectifs en allant à l’essentiel, surtout lorsqu’il s’agit de problèmes commerciaux complexes. Formalisez votre suivi de projet en notant par écrit vos objectifs, les éventuelles étapes intermédiaires à atteindre et les ressources impliquéeses.  

• Étape 2 : Impliquer les parties prenantes

Les parties prenantes sont les personnes en charge du projet mais aussi toutes celles qui seront affectées par le projet, qui peuvent par exemple appartenir à d’autres services au sein de l’entreprise. Il est important d’échanger avec elles pour comprendre leurs attentes et les impliquer, en leur présentant les objectifs du projet, son budget et les différentes phases du planning.

• Étape 3 : Définir les objectifs

Fixez et hiérarchisez précisément vos objectifs, en décrivant précisément les avantages que vous espérez en retirer. Vous pourrez ainsi plus facilement communiquer sur la conduite de votre projet à chaque étape de son avancement.

• Étape 4 : Établir des critères mesurables de réussite

Etablir des critères intermédiaires de réussite permet de mesurer la bonne avancée du projet, afin que vous puissiez déterminer si vous restez sur la bonne voie ou si vous vous écartez des objectifs du projet.

• Étape 5 : Attribuer les responsabilités

Rassemblez les membres de votre équipe et assurez-vous que les compétences de chacun correspondent aux besoins requis. Affecter la mauvaise personne à une tâche réduira vos chances de succès avant même que le projet ne commence.

• Étape 6 : Créer le calendrier du projet

Examinez chaque livrable et définissez la série de tâches à accomplir pour chacune d’entre elles. Pour chaque tâche, déterminez le temps qu’elle prendra, les ressources nécessaires et qui sera responsable de sa réalisation. Identifiez ensuite les dépendances : certaines tâches doivent-elles être terminées avant que d’autres puissent commencer ?

• Étape 7 : Effectuer une évaluation des risques

Aucun projet n’est sans risque ! Vous devez examiner attentivement tous les problèmes dont vous avez connaissance dès le départ et qui sont susceptibles d’affecter votre projet. Réfléchissez aux mesures que vous pourriez prendre pour prévenir certains risques ou limiter leur impact négatif.

• Étape 8 : Testez les livrables 

Les livrables doivent être testés à chaque étape critique et le produit final doit répondre aux exigences du projet. Vous devez systématiquement vous assurer que tout se déroule comme prévu avant de passer à la phase suivante. Organiser des réunions intermédiaires avec toutes les personnes impliquées afin de faire le point sur l’avancement des tâches et de corriger d’éventuels problèmes pour éviter tout retard.

• Étape 9 : Évaluer les résultats du projet

Rédigez un rapport en fin de projet, en identifiant les résultats positifs et les éventuels problèmes rencontrés, afin de déterminer ce qui aurait pu être fait différemment et établir de meilleures pratiques pour de futurs projets.

Les bénéfices d’une bonne gestion de projet

La gestion de projet est un outil puissant qui peut offrir de nombreux avantages aux entreprises de toutes tailles. Le but ultime de la gestion de projet est toujours l’efficacité. La gestion de projet améliore vos chances d’atteindre le résultat souhaité, réduit les coûts et diminue la charge de travail. Elle aide à créer une méthodologie optimisée, qu’il est ensuite possible de réutiliser pour gagner du temps. La gestion de projet améliore la collaboration entre les membres de l’équipe, qui apprennent à travailler ensemble en poursuivant un même objectif. C’est pourquoi il est indispensable de définir précisément le rôle de chacun et de communiquer régulièrement tout au long du projet. La gestion de projet vous aide à mesurer vos performances, et donc à les améliorer plus facilement. Dans ce but, l’utilisation d’un outil de gestion de projet facilite grandement la gestion, le suivi et le reporting des projets et des tâches. Enfin, une bonne gestion de projet peut vous assurer qu’un produit est conçu avec la qualité désirée, tout en diminuant les risques d’échec.

Quel est le meilleur outil de gestion de projet ?

Il existe de nombreux outils de gestion de projet, conçus pour gérer les tâches les plus simples ou vous aider au contraire à résoudre des problèmes complexes. Il est donc difficile d’élire le meilleur outil : mieux vaut en essayer plusieurs pour choisir le logiciel le plus adapté à vos besoins. Teamwork (freemium) : Un outil de suivi et de gestion de projet qui permet d’améliorer la productivité en ayant une vision d’ensemble sur l’avancée du projet. monday.com (payant) : Un outil de gestion de tâches très visuel pour organiser le travail en équipe à l’aide de tableaux, de diagrammes ou de timeline. Trello (freemium) : Un outil de gestion très simple et intuitif pour organiser ses projets sous forme de tableaux. Todoist (freemium) : Un outil de référence qui propose de nombreuses fonctionnalités pour trier et organiser ses projets. Asana (freemium) : Un outil plus spécifiquement dédié à la gestion de projet en mode collaboratif. Frido (gratuit) : Une application mobile très simple entièrement gratuite, disponible sur iOS uniquement. Wrike (freemium) : Un logiciel de gestion de projet collaboratif, complet et sécurisé conçu pour un usage en équipe. On peut également citer ClickUp, Zoho Projects, Paymo, Templo, Smartsheet… Le choix ne manque pas !